Política de privacidad

1. Preámbulo

Publicado en mayo de 2016, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) regula la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de dichos datos, sustituyendo a la Directiva 95/46/CE, que fue incorporada al ordenamiento jurídico portugués por la Ley de Protección de Datos Personales, Ley n.º 67/98, de 26 de octubre. Esta última ley fue posteriormente derogada por la Ley n.º 58/2019, de 8 de agosto, que garantiza la aplicación del RGPD en territorio nacional.

La aprobación de este marco regulatorio tiene como objetivo aumentar la confianza de los ciudadanos en las entidades públicas y privadas mediante la creación de un régimen jurídico más estable, claro y predecible, poniendo fin a las diferencias que existían anteriormente entre las legislaciones nacionales de los distintos Estados miembros.

El RGPD introduce cambios significativos en la relación entre los responsables del tratamiento y los interesados, incluso en la relación laboral.

La preocupación por la privacidad de sus empleados no es un tema nuevo para TSMARTS, S.A., que siempre ha llevado a cabo sus actividades cumpliendo con los derechos más fundamentales de sus empleados. Prueba de esta preocupación se encuentra en la normativa interna existente, que proporciona toda la información relevante a los empleados.

Este Reglamento tiene como objetivo materializar la preocupación por la Protección de Datos Personales de forma transversal, aplicándola a toda la estructura interna de la empresa, así como aclarar las condiciones en las que se lleva a cabo el tratamiento de datos personales, de acuerdo con los principios descritos en el artículo 5 del RGPD.

Capítulo I – Disposiciones Generales

Cláusula 1 – Ámbito de aplicación

1. Este Reglamento se aplica a todos los colaboradores, internos y externos, independientemente de la naturaleza de su relación con TSMARTS, S.A., en adelante denominada TSMARTS, así como a sus directores y miembros del consejo de administración.
2. Este Reglamento enumera las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por TNORD-TECH, las condiciones para su licitud y los plazos de conservación de los datos, teniendo en cuenta los principios fundamentales de la protección de datos personales y el pleno respeto de los derechos de los interesados.
3. Este Reglamento establece los derechos y obligaciones de los colaboradores de TSMARTS en relación con el tratamiento de datos personales, además de orientar los deberes de la empresa como responsable de dicho tratamiento.

Cláusula 2 – Definiciones

A los efectos de este Reglamento y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se aplicarán las siguientes definiciones:

a) “Datos personales”: toda información relativa a una persona física identificada o identificable («interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador electrónico o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

b) “Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;

c) “Responsable del tratamiento”: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de datos personales; en este caso, el responsable del tratamiento es TSMARTS;

d) “Encargado del tratamiento”: la persona física o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;

e) “Datos relativos a la salud”: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud;

f) “Autoridad de control”: la Comisión Nacional de Protección de Datos (CNPD);

g) “Consentimiento” del interesado: toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado consiente, mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Capítulo II – Tratamiento de Datos Personales

Cláusula 3 – Licitud del Tratamiento de Datos Personales

1. El tratamiento de datos personales llevado a cabo por TSMARTS en el contexto laboral se basa en los siguientes fundamentos jurídicos:

a) Necesidad para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte, a saber, el contrato de trabajo, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD;
b) Cumplimiento de obligaciones legales, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra c) del RGPD, de acuerdo con el Código de Trabajo portugués y, en el caso de la salud laboral, la Ley n.º 102/2009;
c) Interés legítimo del responsable del tratamiento, en los casos que impliquen el uso de sistemas de videovigilancia, comunicaciones internas a los empleados y la recogida de imágenes de los empleados en eventos internos de TSMARTS, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD;
d) Consentimiento del interesado, en el caso de comunicaciones promocionales y el uso de imágenes de los empleados para vídeos promocionales o comunicaciones externas;
e) Tratamiento de categorías especiales de datos, ya sea en el contexto de exámenes médicos laborales y preventivos, pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas, o el tratamiento de datos resultante de la contratación de seguros obligatorios, con base en el artículo 9, apartado 2, letras b) y h) del RGPD.

2. Los datos personales de clientes, proveedores o terceros tratados por TSMARTS se tratan con los siguientes fundamentos jurídicos:

a) Necesidad para la ejecución de un contrato, con el fin de gestionar los contratos con los clientes, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD.
b) Interés legítimo del responsable del tratamiento, para el envío de comunicaciones de campañas y acciones promocionales relacionadas con productos y servicios contratados con el cliente, comunicaciones institucionales o comunicaciones que entren dentro del “uso social” con terceros con los que TSMARTS tiene una relación institucional, así como el uso de sistemas de videovigilancia.
c) Cumplimiento de una obligación legal, a saber, la facturación, de conformidad con el Decreto-Ley n.º 28/2019, de 15 de febrero.
d) Tratamiento basado en el consentimiento prestado por el cliente para otras situaciones.

Cláusula 4 – Recogida de datos

1. La recogida de datos para su posterior tratamiento deberá realizarse de conformidad con la legislación aplicable y las mejores prácticas conocidas.
2. La recogida de datos deberá tener en cuenta los derechos de los interesados, la base jurídica que autoriza el tratamiento, la finalidad de la recogida y el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales.
3. Siempre que esté disponible, deberá utilizarse un formulario específico diseñado para la recogida de datos.
4. Cuando no exista un formulario específico, la recogida de datos deberá seguir criterios de necesidad e indispensabilidad de la información solicitada.
5. El uso de los datos recogidos para fines posteriores, cuando no se base en el consentimiento, deberá cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 6, apartado 4 del RGPD.

Cláusula 5 – Intercambio de datos personales con terceros

1. TSMARTS podrá contratar a encargados del tratamiento para que presten servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, garantizando el cumplimiento de los principios de protección de datos y los derechos de los interesados mediante contratos de conformidad con el artículo 28 del RGPD.
2. En cumplimiento de las obligaciones legales, TSMARTS está obligada a transmitir los datos personales de los empleados a las autoridades públicas competentes, limitando dicha transmisión a los datos estrictamente necesarios.
3. Cualquier otra divulgación de datos personales a terceros deberá cumplir con los límites legales establecidos por el RGPD y la legislación relacionada.

Cláusula 6 – Medidas técnicas y organizativas

1. El tratamiento de datos personales llevado a cabo por TSMARTS se rige por un conjunto de medidas técnicas y organizativas, a saber:
   a) Nombramiento de un Delegado de Protección de Datos y divulgación de sus datos de contacto;
   b) Creación de mecanismos para responder a las solicitudes de derechos de los interesados;
   c) Definición de perfiles de acceso a sistemas y medios que contengan datos personales;
   d) Establecimiento de canales dedicados para responder a incidentes de datos personales, a saber, el correo electrónico rgpd@tnord.pt;
   e) Creación de procedimientos para llevar a cabo Evaluaciones de Impacto de la Protección de Datos siempre que sea legalmente requerido o decidido por la dirección;
   f) Cumplimiento de la protección de datos desde el diseño y por defecto, de conformidad con el artículo 25 del RGPD.

Cláusula 7 – Seguridad del tratamiento

1. Todo tratamiento de datos personales bajo la responsabilidad de TSMARTS cumple con las medidas tecnológicas y de procedimiento destinadas a garantizar la seguridad, ya sean implementadas interna o externamente.
2. Los datos personales en formato físico (papel) reciben el mismo nivel de seguridad que los datos almacenados en formato digital.

Cláusula 8 – Medidas de seguridad

1. Dependiendo de la naturaleza y las características del tratamiento, TSMARTS aplica medidas para:
   a) Impedir el acceso no autorizado a documentos que contengan datos personales;
   b) Impedir la lectura, copia, alteración o destrucción no autorizadas de los medios de datos;
   c) Garantizar la trazabilidad del acceso a los medios que contengan datos personales.
2. Cualquier colaborador, director o administrador de TSMARTS se compromete a cumplir con este Reglamento, en particular mediante:
   a) No divulgar las contraseñas del sistema;
   b) No almacenar contraseñas automáticamente;
   c) Adoptar políticas de “escritorio limpio”;
   d) Utilizar los dispositivos electrónicos de forma responsable, incluyendo el cierre de sesión cuando esté ausente, evitando las redes públicas y no instalando software no autorizado.

Cláusula 9 – Compromiso de confidencialidad

1. Todos los datos personales tratados por TSMARTS están sujetos a obligaciones de confidencialidad.
2. De acuerdo con el principio de privilegio mínimo, el acceso a los datos se limita a lo estrictamente necesario para las funciones laborales.
3. Todos los miembros de TSMARTS se comprometen a cumplir con las obligaciones de confidencialidad y seguridad enumeradas en los puntos a) a l).

Cláusula 10 – Violaciones de datos personales

1. Todas las violaciones de datos personales se gestionan de acuerdo con los procedimientos establecidos.
2. Las violaciones sospechosas o confirmadas deben ser comunicadas a rgpd@tnord.pt.
3. Cualquier violación debe ser comunicada al Delegado de Protección de Datos en un plazo de 24 horas desde su detección.

Capítulo III – Derechos del interesado

Cláusula 11 – Cumplimiento de los derechos del interesado

1. Los interesados serán informados de acuerdo con el artículo 13 del RGPD en el momento de la recogida de datos.
2. Los interesados tienen derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad de los datos, con sujeción a las limitaciones legales.
3. Las solicitudes deben ser remitidas al Delegado de Protección de Datos en un plazo de 24 horas desde su recepción.

Capítulo IV – Tratamiento de datos personales en el contexto laboral

Cláusula 12 – Gestión del tiempo y del acceso

1. El control de asistencia se realiza mediante una tarjeta de empleado que contiene únicamente el nombre y el número de identificación del empleado.
2. El acceso a las zonas sensibles está restringido al personal autorizado.
3. Las listas de personal autorizado se revisan siempre que sea necesario.

Cláusula 13 – Gestión de recursos humanos

1. Los datos de los empleados podrán ser compartidos con las autoridades públicas y las entidades de formación en cumplimiento de las obligaciones legales.
2. Los datos se conservan durante un año después de la finalización del contrato, a menos que se apliquen requisitos legales o judiciales.

Cláusula 14 – Acceso a las cuentas de correo electrónico

1. TSMARTS podrá acceder a las cuentas de correo electrónico de antiguos empleados únicamente para recuperar información comercial relevante.
2. El acceso será supervisado por el Delegado de Protección de Datos.
3. Las cuentas de correo electrónico se eliminan permanentemente después de la recuperación de la información esencial.

Cláusula 15 – Salud laboral

1. Las actividades de salud laboral se llevan a cabo en cumplimiento de la Ley n.º 102/2009.
2. El tratamiento se basa en el artículo 9, apartado 2, letra h) del RGPD.
3. Los datos son conservados durante cinco años por el médico responsable.

Cláusula 16 – Tratamiento de imágenes de empleados

1. La videovigilancia se utiliza con fines de seguridad basados en el interés legítimo.
2. El uso promocional de imágenes requiere consentimiento previo.
3. Las imágenes de eventos sociales internos se tratan con base en el interés legítimo, con derecho a oponerse.

Cláusula 17 – Identificación de contratistas externos

Todo el personal externo que trabaje en las instalaciones de TSMARTS deberá identificarse en la recepción utilizando medios legalmente admisibles.

Disposiciones finales

Cláusula 20 – Responsabilidad

Cualquier violación de este Reglamento podrá dar lugar a responsabilidad disciplinaria, civil o penal.

Cláusula 21 – Lagunas

Cualquier omisión se resolverá de acuerdo con el RGPD, la jurisprudencia del TJUE, las directrices del CEPD y la orientación de la autoridad de control nacional.