Política de Privacidade

1. Preâmbulo

Publicado em maio de 2016, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) regula a proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, substituindo a Diretiva 95/46/CE, que foi transposta para o ordenamento jurídico português pela Lei de Proteção de Dados Pessoais, Lei n.º 67/98, de 26 de outubro. Esta última lei foi posteriormente revogada pela Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a aplicação do RGPD em território nacional.

A aprovação deste quadro regulamentar visa aumentar a confiança dos cidadãos nas entidades públicas e privadas, através da criação de um regime jurídico mais estável, claro e previsível, pondo fim às diferenças que existiam anteriormente entre as legislações nacionais dos vários Estados-Membros.

O RGPD introduz alterações significativas na relação entre os responsáveis pelo tratamento de dados e os titulares dos dados, inclusive na relação laboral.

A preocupação com a privacidade dos seus colaboradores não é um tema novo para a TSMARTS, S.A., que sempre desenvolveu as suas atividades em conformidade com os direitos mais fundamentais dos seus colaboradores. Prova desta preocupação pode ser encontrada nos regulamentos internos existentes, que fornecem todas as informações relevantes aos colaboradores.

Este Regulamento visa materializar a preocupação com a Proteção de Dados Pessoais de forma transversal, aplicando-a a toda a estrutura interna da empresa, bem como esclarecer as condições em que o tratamento de dados pessoais é realizado, em conformidade com os princípios descritos no artigo 5.º do RGPD.

Capítulo I – Disposições Gerais

Cláusula 1 – Âmbito

1. Este Regulamento aplica-se a todos os colaboradores, internos e externos, independentemente da natureza da sua relação com a TSMARTS, S.A., doravante designada por TSMARTS, bem como aos seus administradores e membros do conselho de administração.
2. Este Regulamento enumera as operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela TNORD-TECH, as condições para a sua licitude e os períodos de conservação dos dados, considerando os princípios fundamentais da proteção de dados pessoais e o pleno respeito pelos direitos dos titulares dos dados.
3. Este Regulamento estabelece os direitos e as obrigações dos colaboradores da TSMARTS relativamente ao tratamento de dados pessoais, para além de orientar os deveres da empresa enquanto responsável pelo tratamento desses dados.

Cláusula 2 – Definições

Para efeitos do presente Regulamento e do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), aplicam-se as seguintes definições:

a) “Dados pessoais”: informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); considera-se identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;

b) “Tratamento”: uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição;

c) “Responsável pelo tratamento”: a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais – neste caso, o responsável pelo tratamento é a TSMARTS;

d) “Subcontratante”: uma pessoa singular ou coletiva que trata dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento;

e) “Dados de saúde”: dados pessoais relacionados com a saúde física ou mental de uma pessoa singular, incluindo a prestação de serviços de cuidados de saúde, que revelem informações sobre o estado de saúde dessa pessoa;

f) “Autoridade de controlo”: a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD);

g) “Consentimento” do titular dos dados: manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco, que os dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento.

Capítulo II – Tratamento de Dados Pessoais

Cláusula 3 – Licitude do Tratamento de Dados Pessoais

1. O tratamento de dados pessoais realizado pela TSMARTS no contexto laboral tem por base os seguintes fundamentos de licitude:

a) Necessidade para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, nomeadamente o contrato de trabalho, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea b) do RGPD;
b) Cumprimento de obrigações jurídicas, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea c) do RGPD, em conformidade com o Código do Trabalho português e, no caso da saúde ocupacional, com a Lei n.º 102/2009;
c) Interesse legítimo do responsável pelo tratamento, nos casos que envolvem a utilização de sistemas de videovigilância, comunicações internas aos colaboradores e a recolha de imagens de colaboradores em eventos internos da TSMARTS, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD;
d) Consentimento do titular dos dados, no caso de comunicações promocionais e da utilização de imagens de colaboradores para vídeos promocionais ou comunicações externas;
e) Tratamento de categorias especiais de dados, seja no contexto de exames médicos ocupacionais e preventivos, testes de álcool e substâncias psicoativas, ou tratamento de dados resultante da contratação de seguros obrigatórios, com base no artigo 9.º, n.º 2, alíneas b) e h) do RGPD.

2. Os dados pessoais de clientes, fornecedores ou terceiros tratados pela TSMARTS são tratados com base nos seguintes fundamentos de licitude:

a) Necessidade para a execução de um contrato, para efeitos de gestão de contratos com clientes, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea b) do RGPD;
b) Interesse legítimo do responsável pelo tratamento, para envio de comunicações de campanhas e ações promocionais relacionadas com produtos e serviços transacionados com o cliente, comunicações institucionais ou comunicações que se enquadrem no “uso social” com terceiros com quem a TSMARTS mantém uma relação institucional, bem como a utilização de sistemas de videovigilância;
c) Cumprimento de uma obrigação jurídica, nomeadamente faturação, nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro;
d) Tratamento com base no consentimento prestado pelo cliente para outras situações.

Cláusula 4 – Recolha de Dados

1. A recolha de dados para posterior tratamento deve ser realizada em conformidade com a legislação aplicável e as melhores práticas conhecidas.
2. A recolha de dados deve considerar os direitos dos titulares dos dados, o fundamento jurídico que autoriza o tratamento, a finalidade da recolha e o cumprimento de obrigações contratuais ou legais.
3. Sempre que disponível, deve ser utilizado um formulário específico concebido para a recolha de dados.
4. Na ausência de um formulário específico, a recolha de dados deve seguir critérios de necessidade e indispensabilidade da informação solicitada.
5. A utilização dos dados recolhidos para finalidades subsequentes, quando não baseada no consentimento, deve cumprir as condições estabelecidas no artigo 6.º, n.º 4 do RGPD.

Cláusula 5 – Partilha de Dados Pessoais com Terceiros

1. A TSMARTS pode contratar subcontratantes para prestar serviços que envolvam o tratamento de dados pessoais, garantindo o cumprimento dos princípios de proteção de dados e dos direitos dos titulares dos dados através de contratos em conformidade com o artigo 28.º do RGPD.
2. Em cumprimento de obrigações legais, a TSMARTS é obrigada a transmitir os dados pessoais dos colaboradores a autoridades públicas competentes, limitando essa transmissão aos dados estritamente necessários.
3. Qualquer outra divulgação de dados pessoais a terceiros deve cumprir os limites legais estabelecidos pelo RGPD e legislação conexa.

Cláusula 6 – Medidas Técnicas e Organizativas

1. O tratamento de dados pessoais realizado pela TSMARTS é regido por um conjunto de medidas técnicas e organizativas, nomeadamente:
   a) Designação de um Encarregado de Proteção de Dados e divulgação dos seus contactos;
   b) Criação de mecanismos para responder aos pedidos de exercício dos direitos dos titulares dos dados;
   c) Definição de perfis de acesso a sistemas e suportes que contenham dados pessoais;
   d) Estabelecimento de canais dedicados para responder a incidentes de dados pessoais, nomeadamente o endereço de correio eletrónico rgpd@tnord.pt;
   e) Criação de procedimentos para a realização de Avaliações de Impacto sobre a Proteção de Dados sempre que legalmente exigido ou decidido pela administração;
   f) Cumprimento dos princípios da proteção de dados desde a conceção e por defeito, nos termos do artigo 25.º do RGPD.

Cláusula 7 – Segurança do Tratamento

1. Todo o tratamento de dados pessoais sob a responsabilidade da TSMARTS cumpre as medidas tecnológicas e processuais destinadas a garantir a segurança, quer sejam implementadas internamente, quer externamente.
2. Os dados pessoais em formato físico (papel) beneficiam do mesmo nível de segurança que os dados armazenados em formato digital.

Cláusula 8 – Medidas de Segurança

1. Dependendo da natureza e das características do tratamento, a TSMARTS aplica medidas para:
   a) Impedir o acesso não autorizado a documentos que contenham dados pessoais;
   b) Impedir a leitura, cópia, alteração ou destruição não autorizadas de suportes de dados;
   c) Garantir a rastreabilidade do acesso a suportes que contenham dados pessoais.
2. Qualquer colaborador, administrador ou gestor da TSMARTS compromete-se a cumprir o presente Regulamento, nomeadamente:
   a) Não divulgar as palavras-passe do sistema;
   b) Não armazenar palavras-passe automaticamente;
   c) Adotar políticas de “secretária limpa”;
   d) Utilizar dispositivos eletrónicos de forma responsável, incluindo terminar a sessão quando ausente, evitar redes públicas e não instalar software não autorizado.

Cláusula 9 – Compromisso de Confidencialidade

1. Todos os dados pessoais tratados pela TSMARTS estão sujeitos a obrigações de confidencialidade.
2. Em conformidade com o princípio do menor privilégio, o acesso aos dados é limitado ao que é estritamente necessário para as funções laborais.
3. Todos os membros da TSMARTS comprometem-se a cumprir as obrigações de confidencialidade e segurança enumeradas nos pontos a) a l).

Cláusula 10 – Violações de Dados Pessoais

1. Todas as violações de dados pessoais são tratadas em conformidade com os procedimentos estabelecidos.
2. As violações suspeitas ou confirmadas devem ser comunicadas para rgpd@tnord.pt.
3. Qualquer violação deve ser comunicada ao Encarregado de Proteção de Dados no prazo de 24 horas após a deteção.

Capítulo III – Direitos dos Titulares dos Dados

Cláusula 11 – Cumprimento dos Direitos dos Titulares dos Dados

1. Os titulares dos dados devem ser informados em conformidade com o artigo 13.º do RGPD no momento da recolha dos dados.
2. Os titulares dos dados têm o direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade dos dados, sujeitos a limitações legais.
3. Os pedidos devem ser encaminhados para o Encarregado de Proteção de Dados no prazo de 24 horas após a receção.

Capítulo IV – Tratamento de Dados Pessoais no Contexto Laboral

Cláusula 12 – Gestão de Tempo e Acessos

1. O controlo de assiduidade é realizado através de um cartão de colaborador que contém apenas o nome e o número de identificação do colaborador.
2. O acesso a áreas sensíveis é restrito a pessoal autorizado.
3. As listas de pessoal autorizado são revistas sempre que necessário.

Cláusula 13 – Gestão de Recursos Humanos

1. Os dados dos colaboradores podem ser partilhados com autoridades públicas e entidades de formação em cumprimento de obrigações legais.
2. Os dados são conservados durante um ano após a cessação do contrato, salvo aplicação de requisitos legais ou judiciais.

Cláusula 14 – Acesso a Contas de Correio Eletrónico

1. A TSMARTS pode aceder às contas de correio eletrónico de antigos colaboradores apenas para recuperar informações comerciais relevantes.
2. O acesso deve ser supervisionado pelo Encarregado de Proteção de Dados.
3. As contas de correio eletrónico são eliminadas permanentemente após a recuperação de informações essenciais.

Cláusula 15 – Saúde Ocupacional

1. As atividades de saúde ocupacional são realizadas em conformidade com a Lei n.º 102/2009.
2. O tratamento tem por base o artigo 9.º, n.º 2, alínea h) do RGPD.
3. Os dados são conservados durante cinco anos pelo médico responsável.

Cláusula 16 – Tratamento de Imagens de Colaboradores

1. A videovigilância é utilizada para fins de segurança com base no interesse legítimo.
2. A utilização promocional de imagens requer consentimento prévio.
3. As imagens de eventos sociais internos são tratadas com base no interesse legítimo, com direito de oposição.

Cláusula 17 – Identificação de Prestadores de Serviços Externos

Qualquer pessoal externo que trabalhe nas instalações da TSMARTS deve identificar-se na receção utilizando meios legalmente admissíveis.

Disposições Finais

Cláusula 20 – Responsabilidade

Qualquer violação do presente Regulamento pode resultar em responsabilidade disciplinar, civil ou criminal.

Cláusula 21 – Lacunas

Quaisquer omissões devem ser resolvidas em conformidade com o RGPD, a jurisprudência do TJUE, as orientações do CEPD e as orientações da autoridade nacional de controlo.